120747 Computerhardware

De activiteiten van Perceel 1 omvatten onder meer de levering van notebooks, desktops, en randapparatuur voor de medewerkers van de TU/e. In beginsel zijn dat stuks bestellingen van Computerhardware voor medewerkers, en grijpvoorraad. Hiertoe dient een webshop in iProcurement beschikbaar gesteld en onderhouden te worden. Verder valt in Perceel 1 alle onderhoud en service op zowel de onder Perceel 1 bestelde Computerhardware, als op de onder Perceel 2 bestelde Studentennotebooks, inclusief de installed base. Ter bevordering van de verwachte dienstverlening, dient er minimaal één medewerker van Opdrachtnemer op locatie bij Opdrachtgever beschikbaar te zijn. Ook advisering tijdens het jaarlijkse selectieproces voor de Studentennotebook en het logistieke proces van de jaarlijkse Notebooklevering voor de student behoort tot de werkzaamheden van de Opdrachtnemer in Perceel 1. Zie ook de Bijlage Notebookregeling voor nadere uitleg. De hierin beschreven stappen 5 en 6 betreffen het logistieke proces wat door de Opdrachtnemer dient te worden uitgevoerd. Tijdens het selectieproces (de beschreven stappen 1 en 2) wordt van Opdrachtnemer een inhoudelijk adviserende rol gevraagd. Het selectieproces zelf (de Minicompetitie) wordt uitgevoerd door Opdrachtgever.

De TU/e heeft daarbij de volgende doelstellingen: 

• Werkplekken voor medewerkers van hoge kwaliteit en met een zo laag mogelijk uitvalpercentage die eenvoudig te beheren en herstellen zijn;
• Efficiënte en effectieve service en onderhoud van de volledige installed base (Werkplekken en Studentennotebooks) op een wijze dat excellent onderzoek en excellent onderwijs wordt ondersteund.
• Een transparant, efficiënt en klantvriendelijk bestel- en leveringsproces van werkplekken, randapparatuur en accessoires zowel vanuit een standaardassortiment als flexibel aangepast aan gebruikerswensen.
• Marktconforme en transparante prijzen voor zowel de levering van de verschillende soorten hardware als voor de dienstverlening.
• Een leverancier die de expertise en ervaring heeft om mee te denken over productinhoudelijke vragen, productsamenstelling en optimalisatie van het bestand aan werkplekken en daarnaast in brede zin informeert over trends in de markt en hoe deze toepasbaar zijn binnen de TU/e;
• Professionele advisering tijdens het jaarlijkse selectieproces van de Studentennotebook en succesvolle uitvoering van het logistieke proces van de jaarlijkse notebooklevering.

Voor Perceel 1 wordt één overeenkomst met één leverancier afgesloten voor een periode van 4 jaar met een optie tot verlenging van 2x 2 jaar. De verwachte ingangsdatum van de Overeenkomst is 1 januari 2020. De gunning vindt plaats op basis van het gunningcriterium Beste prijs kwaliteitverhouding.
 

Om de studenten te kunnen voorzien van de nieuwste mogelijkheden wordt jaarlijks het notebook geselecteerd dat het beste voldoet aan de eisen en wensen van dat moment. Hiertoe wordt jaarlijks een minicompetitie gehouden onder de Raamcontractanten (zie ook de Bijlage Notebookregeling, de stappen 1 t/m 3). De Raamcontractanten ontvangen hiervoor een Nadere Offerteaanvraag. Van de Raamcontractanten wordt verwacht dat zij jaarlijks deelnemen aan de minicompetitie en in staat zijn de naar verwachting grote hoeveelheden Studentennotebooks uit te leveren. Bestelling en betaling vindt plaats door de Opdrachtgever. Het logistiek proces (imaging en uitlevering inclusief accessoires aan de student) vindt plaats door de Opdrachtnemer in Perceel 1, vandaar dat de notebooks ook bij deze Opdrachtnemer zullen moeten worden afgeleverd. Daarnaast worden deze Studentennotebooks ook besteld voor levering aan premaster, master en overige ouderejaars studenten en wellicht ook voor een aantal medewerkers.

Doelstelling van de TU/e is om een zo hoog mogelijke participatiegraad te hebben voor de Studentennotebooks. We willen dat minimaal 85% van de eerstejaars bachelor studenten de door ons geselecteerde notebook aanschaft. En het streven is dat 95% van de studenten de geselecteerde notebook aan zal schaffen.
 
Om dit te bereiken dient de Raamcontractant jaarlijks een (A-Label) state-of-the-art notebook aan te bieden voor een aantrekkelijke prijs. Met een state-of-the-art notebook wordt bedoelt: een notebook dat beschikt over de op dat moment nieuwste technieken en mogelijkheden, geschikt is voor dagelijks intensief gebruik door studenten van de TU/e, waarbij een levensduur die de gehele studieperiode (ca 5 jaar) aan de TU/e dekt dient te zijn gegarandeerd.
 
Daarnaast moet de Raamcontractant in staat zijn om de krappe planning te kunnen volgen en de nieuwe modellen tijdig kunnen aanleveren.
 
Voor Perceel 2 worden maximaal vier raamovereenkomsten met vier leveranciers afgesloten voor een periode van 2 jaar met een optie tot verlenging van 2x 2 jaar. De verwachte ingangsdatum van de Raamovereenkomst is 1 januari 2020. Deze Raamcontractanten nemen jaarlijks deel aan het selectieproces (de minicompetitie) waarin de Studentennotebook voor het betreffende jaar wordt geselecteerd.