- Description:
-
Doel van de aanbesteding: de Opdracht
Medewerkers van de Kamer van Koophandel (hierna KVK) boeken regelmatig externe locaties voor vergaderingen, trainingen, workshops enz. Zij maken gebruik van diverse boekingssites (intermediairs) of nemen persoonlijk contact op met een locatie.
Daarnaast worden er hotelovernachtingen geboekt voor medewerkers individueel (of gasten KVK), vanwege efficiëntie en doelmatigheid.
Het doel van deze Europese Openbare Aanbesteding is het afsluiten van een meerjarige overeenkomst tussen KVK en een intermediair die beschikt over een online boekingsplatform. Via dit online boekingsplatform kunnen geautoriseerde medewerkers van KvK, op basis van offertes, locaties huren voor externe vergaderingen, trainingen en bijeenkomsten, inclusief catering, AV middelen en eventuele overnachtingen. Daarnaast kunnen geautoriseerde medewerkers hotelaccommodatie voor KVK personeel (of gasten KVK) via de boekingssite reserveren.
Geautoriseerde medewerkers KVK willen zelfstandig reserveringen kunnen plaatsen via de boekingssite, maar het gehele proces ook bij de nieuwe leverancier neerleggen.
Tot de scope van de opdracht behoort: - Het aanbieden van een online boekingsplatform, waar geautoriseerde gebruikers zelf locaties kunnen reserveren voor bijeenkomsten zoals:
- vergaderingen en afdelingsoverleggen;
- workshops, introductie bijeenkomsten en teambuilding;
- heisessies, trainingen en cursussen,
- hotelovernachtingen in combinatie met bovenstaande bijeenkomsten;
- individuele overnachtingen binnenland.
- Facturatie op basis van maandfacturen met specificatie
Optioneel: - Totale ontzorging door intermediair. Intermediair neemt alle werkzaamheden op zich die betrekking hebben op het reserveren van een locatie, incl. benodigde faciliteiten, administratieve afhandeling en after sales.
Exclusiviteit: - Personeelsuitjes of-feesten, werkgerelateerde diners en borrels kunnen via het boekingsplatform geboekt worden, maar ook via andere kanalen.
Tot de scope behoort niet: - Het reserveren van locaties voor grootschalige evenementen, waarbij grotendeels externe bezoekers/deelnemers worden verwacht, deze worden via andere kanalen gereserveerd.
.
De raamovereenkomst zal worden aangegaan met 1 leverancier voor een periode van 2 jaar, met de mogelijkheid tot tweemaal een optionele verlenging van een jaar.
De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is 3 februari 2020. Het streven is om uiterlijk 2 maart 2020 de boekingssite ter beschikking te stellen aan de medewerkers KVK.
Onderdeel van de implementatie is het geven van een presentatie aan geautoriseerde medewerkers, over het gebruik van de boekingssite.
Om de mogelijkheden binnen de markt te verkennen en input te verkrijgen voor de aanbesteding is er een marktconsultatie uitgevoerd. Via Negometrix zijn geïnteresseerde partijen uitgenodigd om deel te nemen aan de marktconsultatie. Hierbij is gevraagd een aantal vragen te beantwoorden en na selectie zijn er 3 partijen uitgenodigd voor het geven van een presentatie en nadere toelichting op de antwoorden op de gestelde vragen.
Het verslag is als bijlage toegevoegd.
Het contact met de aanbestedende dienst verloopt uitsluitend via Negometrix.
Aanbestedingwet 2012
Op deze aanbestedingsprocedure is de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 van toepassing.
Negometrix
Deze aanbesteding zal volledig digitaal via Negometrix geschieden. Voor instructies over het digitaal aanbieden in Negometrix wordt verwezen naar de volgende instructies:
Instructie Registreren op Negometrix
Instructie Digitaal Aanbieden
- Documents:
-
- Type:
- Sealed without Preselection
- Offer phase:
- 25 Oct 2019 13:30 — 24 Dec 2019 10:00
|