157543 Integrale digitale ITB software-oplossing voor het proces van Inkoopbehoefte tot en met Betalen

Description:

Offerteaanvraag
Aanbesteding conform de Europese openbare procedure om tot een overeenkomst te komen voor de levering, implementatie, hosting en beheer van een applicatie voor een "Integrale digitale ITB software-oplossing voor het proces van Inkoopbehoefte tot en met Betalen".

Achtergrond
In 2019 is de gemeente Breda begonnen met het doorvoeren van verbeteringen op diverse onderwerpen die samenhangen met de procesketen Inkoopbehoefte tot en met Betalen (ITB). Diverse werkgroepen hebben afgelopen jaar verbeteringen gerealiseerd op onderdelen van de procesketen. Tijdens het werken aan deze verbeteringen is geconstateerd dat structurele verbeteringen in het proces alleen succesvol zijn als dit vanuit de keten aangepakt wordt en er een logische samenhang ontstaat tussen "het inkoopproces" (initiële behoefte stelling, specificeren, selecteren en contracteren) en het "transactionele proces" (verplichting, prestatieverklaring, factuurverwerking en betalen).

Begin 2020 is om deze reden besloten de verbeteringen in de gehele keten van Inkoopbehoefte tot en met Betalen projectmatig aan te pakken. Er is een project- en stuurgroep gevormd en een projectplan gemaakt en er is een businesscase opgesteld waarbij zowel kwalitatief als kwantitatief wordt onderbouwd dat een integrale ITB software-oplossing voor het ITB-proces noodzakelijk is om de doelstellingen uit het project te realiseren. De business case heeft drie belangrijke pijlers waarop de baten gebaseerd zijn:
 

1. Een groter volume inkopen via team Inkoop laten lopen waardoor (meer) inkoopbaten gerealiseerd worden.
2. Een vermindering van de administratieve lasten waardoor met minder mensen een gelijke hoeveelheid werk gedaan kan worden.
3. Een vermindering van het aantal uren dat noodzakelijk is om (AO/IC) controles uit te voeren.

Op bovengenoemde pijlers zijn taakstellende KPI's benoemd. De ITB software-oplossing uit deze aanbesteding dient een bijdrage te leveren aan het realiseren van de business case.

Om deze businesscase te realiseren worden op de volgende elementen veranderingen doorgevoerd (in willekeurige volgorde):
 

1. Processen (expliciete inrichting van proces op inkooppakket niveau)
2. Capaciteit (in Fte's op de Inkoopfunctie en de Financiële Administratie)
3. Organisatie (positionering team Inkoop)
4. Software oplossingen (ondersteuning van het proces door software)

Ter ondersteuning van punt 4 is de gemeente Breda van plan een ITB software-oplossing in gebruik te nemen.

Hiervoor publiceert de gemeente Breda de aanbesteding "Integrale digitale software oplossing voor het proces van Inkoopbehoefte tot en met Betalen ". Deze heeft als doel: het aanschaffen en implementeren van inkoopsoftware ten behoeve van het volledige ITB-proces met Q3 2021 als beoogde datum voor het operationeel zijn van de oplossing.

Doel van de aanbesteding:
Ten behoeve van het realiseren van de doelstellingen van dit project gaat de gemeente Breda over tot de implementatie van software ter ondersteuning van het ITB-proces. Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met 1 leverancier voor het leveren, implementeren en onderhouden van software ter ondersteuning van het ITB  proces voor een vast termijn van vier (4) jaar en mogelijkheid tot verlenging van maximaal zes (6) maal 1 jaar.

Negometrix
Deze aanbesteding zal uitsluitend en geheel digitaal online plaatsvinden gebruik makende van het Negometrix platform (www.negometrix.com). Een uitgebreide instructie met betrekking tot digitaal aanbesteden treft u aan in de Vragenlijsten.

Generate hyperlink

Type:

Sealed without Preselection

Offer phase:

14 Oct 2020 20:15 — 3 Dec 2020 12:00