81949 A5.131.2018 Digitalisering bouwdossiers gemeente Leiden

Description:

De gemeente Leiden is een project gestart voor het digitaliseren van de bouwdossiers. De doelstelling is om in 2020 gereed te zijn met het digitaliseren en substitueren van de papieren bouwdossiers van de gemeente Leiden van 1929 - 2010 minimaal volgens de wettelijke eisen die aan vervanging worden gesteld. Daartoe zijn onderstaande subdoelstellingen gedefinieerd:
 

• Alle daarvoor aangemerkte dossiers (metadata en bestanden) digitaal gereed staan voor opname in het e-Depot van ELO (Erfgoed Leiden en Omstreken is de archiefbewaarplaats van o.a. de gemeente Leiden).
• Alle daarvoor aangemerkte dossiers (metadata en bestanden) digitaal zijn ontsloten in een nader te bepalen applicatie voor intern gebruik.
• Alle daarvoor aangemerkte papieren dossiers geordend en gereinigd zijn en (vervroegd) zijn overgedragen aan ELO.
• Alle daarvoor aangemerkte papieren dossiers zijn vernietigd.
   
  Het project draagt bij aan de algemene doelstellingen van de gemeente en aan de onderstaande specifieke doelstellingen op het gebied van informatievoorziening, digitale dienstverlening en duurzaamheid:
• Dienstverlening: de digitale dienstverlening aan de externe en de interne klanten verbetert doordat de bouwdossiers digitaal makkelijker en sneller raadpleegbaar zijn voor burgers en voor alle medewerkers die met omgevingsvergunningen werken.
• Wetgeving: De gemeente Leiden voldoet aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van digitale dienstverlening en archiefbeheer.
• Kostenbesparing bedrijfsvoering: de huidige archiefruimte hoeft niet aangepast te worden en na afronding van het project in 2020 is er geen fysieke archiefruimte meer nodig voor deze dossiers. Ook is er sprake van kostenbesparing omdat er minder tijd besteed hoeft te worden aan het opzoeken, versturen, afleveren en terugplaatsen van de papieren bouwdossiers. Na de digitalisering beschikken medewerkers op hun digitale werkplek over de bouwdossiers. Zij kunnen sneller en gemakkelijker bij de benodigde informatie (want ze hoeven minder tijd te besteden aan zoeken en wachten). Zij kunnen hun werkprocessen sneller afhandelen. Ook belanghebbenden kunnen de dossiers digitaal sneller en makkelijker raadplegen.
• Kwaliteit en duurzaamheid: de kwaliteit en duurzaamheid van het bouwarchief verbetert.

Generate hyperlink

Type:

Sealed without Preselection

Published on:

24 Jan 2018 14:12

Offer phase:

24 Jan 2018 14:45 — 6 Mar 2018 12:00