- Description:
-
De overeenkomst bestaat uit het werkend opleveren en vervolgens het implementeren, onderhouden en ondersteunen, van een ICT oplossing voor zaakgericht werken (ook wel genoemd: zaaksysteem).
De gemeenten Nuenen c.a., Son en Breugel, Geldrop-Mierlo en de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Dommelvallei hebben besloten tot een gezamenlijke inkoop van het zaaksysteem. Het zaaksysteem wordt ingekocht om een dienstverlening te realiseren voor ongeveer 79.000 inwoners. De drie gemeenten hebben daarnaast besloten aan het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Dommelvallei volmacht te verlenen voor het vaststellen van de aanbestedingsdocumenten en mandaat tot het nemen van het (voorlopige) gunningsbesluit. Aan de voorzitter van het Dagelijks Bestuur is volmacht verleend tot ondertekening van de overeenkomst. Daar waar in dit document wordt gesproken over de Dienst Dommelvallei als opdrachtgever is dus uitdrukkelijk bedoeld dat de Dienst Dommelvallei mede optreedt namens de drie gemeenten.
Binnen deze inkoop moet er verder rekening mee worden gehouden dat de gemeente Nuenen c.a. (22.000 inwoners) onderdeel is van een herindelingsprocedure en mogelijk uit de overeenkomst treedt wanneer zij fuseert met de gemeente Eindhoven.
Het zaaksysteem wordt als één opdracht in de markt gezet, bestaande uit de verschillende onderdelen inclusief gebruik, onderhoud en ondersteuning. Deze zaken zijn zo aan elkaar verbonden dat het niet gebruikelijk is om dit bij verschillende partijen weg te leggen.
Indien de onderdelen en onderhoud bijvoorbeeld worden opgesplitst dan is meer coördinatie nodig en kan het zo zijn dat de kwaliteit van het zaaksysteem niet voldoet. Het is lastig om te bepalen waar problemen door worden veroorzaakt en wie daar dan voor verantwoordelijk is.
De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van minimaal vier jaar en maximaal tien jaar. De ingangsdatum van de overeenkomst is naar verwachting 1 februari 2019.
De aanbestedende dienst en contractant zullen alle geregistreerde (persoons-)gegevens die voor en gedurende de opdracht kenbaar worden gemaakt, vertrouwelijk behandelen en meer in het bijzonder in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verwerken. In dat kader maakt de aanbestedende dienst met contractant nadere afspraken over het verwerken van de persoonsgegevens. Partijen sluiten daartoe een verwerkersovereenkomst die als bijlage onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van dit aanbestedingsdocument. Voor de start van de PoC stellen aanbestedende dienst en winnende inschrijver samen vast of tijdens de PoC persoonsgegevens verwerkt worden. Indien dit het geval is, dan wordt voor de start van de PoC de verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend (bijlage 6A). Indien dit niet het geval is, wordt in ieder geval voor definitieve gunning de verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend (bijlage 6B).
- Type:
- Sealed without Preselection
- Offer phase:
- 13 Jul 2018 11:00 — 7 Sep 2018 11:00
|